W ostatni czerwcowy wtorek, dokładnie 29.06.2021 r., mieliśmy okazję spotkać się na 48. Seminarium PMI PC Szczecin, którego prelegentem był Zbigniew Pazdan. Tematem przewodnim naszego spotkania była „Droga do idealnego systemu zarządzania czasem, zadaniami oraz stresem”.

Na samym początku spotkania Zbyszek podkreślił, że słowem klucz dla podejmowanej problematyki jest „droga” ze względu na to, iż nie ma idealnego sposobu, który sprawdza się u każdego. Droga polega na doborze narzędzi oraz metod w podejściu spersonalizowanym. Co znaczy, że każdy z nas musi zbudować dopasowany system składający się z pewnych elementów, którymi będą wspomniane wcześniej narzędzia i metody.

Zbyszek swoją prelekcję oparł na książce Davida Allena zatytułowanej „Getting Things Done”. Na jej podstawie jesteśmy w stanie oprzeć swój system zarządzania czasem, zadaniami oraz stresem na 4 filarach (elementach):

  1. Inbox zero,
  2. 2nd Brain,
  3. Focus,
  4. Disconnect (szansa na regenerację).

Inbox zero, to metodologia, w które dąży się do tego, by w kanale wejściowym nie zostało nic – czyli staranie się by na koniec dnia w naszej skrzynce mailowej nie pozostały nieodczytane wiadomości. Zbyszek zdradził kilka przydatnych reguł znajdujących się w aplikacji (tutaj Outlook), które pozwalają na efektywną pracę po przez kategoryzowanie maili czy przenoszenie części pracy na program planerowy.

2nd Brain odnosi się do wytworzenia nawyku zapisywania zadań, terminów czy w ogólnym ujęciu tworzenia notatek na dostępnych nośnikach (np. aplikacja), by jedynie wyzbyć się tego z głowy i tym mieć więcej „miejsca” na kreatywne myślenie oraz działania. Należy tutaj zbudować indywidualny system, który przemawia do danej osoby.

Focus, omawiając ten filar, Zbyszek odwołał się do techniki Pomodoro: 25/5, 50/10, 90/20 – która analogicznie w zależności od trudności danego zadania zakłada 25 min ciągłej pracy na 5 min przerwy itd. Technika pozwoli nam na efektywne wykorzystanie czasu przy jednoczesnym czasie na chwilowa rozrywkę bez wyrzutów sumienia. Istotne jest tutaj również planowanie zadań z wyprzedzeniem. Dobrze jest zablokować slot w kalendarzu oraz dodatkowo założyć czas „na zapas”, w którym okaże się, że jest dodatkowo coś do zrobienia. Przydatne w sytuacji gdy praca wiąże się z wieloma spotkaniami w ciągu dnia. Na pewno dobra praktyką jest unikanie dystraktorów oraz ograniczenie korzystania z social mediów.

Disconnect, jako nawiązanie do utrzymywania work-life balance. Bardzo pomocną rzeczą okazuje się być wg. Zbyszka tradycyjny notes. Ten notes, w czasie wolnym od pracy pomaga nam mentalnie nie „przełączać się” na tryb praca. W notesie bardzo szybko jesteśmy w stanie szybko zapisać myśl, bez włączania komputera, które zwykle kończy się przeglądaniem skrzynki pocztowej.

Na koniec, słowem podsumowania Zbyszek wypunktował dla nas poniższe wskazówki:

  • pomóż swojemu umysłowi robić to, co robi najlepiej,
  • czerp przyjemność z procesu tworzenia systemu,
  • przenieś system na każdy aspekt życia.

Serdecznie dziękujemy i zapraszamy ponownie!

Więcej informacji na temat działalności PMI znajdziecie na stronach www.pmi.org oraz www.pmi.org.pl.