W dniu 30. Marca 2021 mieliśmy okazję spotkać się ponownie online na webinarze w związku z 46. Seminarium PMI Szczecin. Stery przejął nasz prelegent Rouzbeh Kotobzeh.
Tematem prezentacji naszego prelegenta był „Buisness Analysis – Missing Link in Project Oriented Organisations”, czyli niepowodzenie wdrażanego projektu, przekroczenie budżetu projektu lub marnowanie zasobów organizacji w kontekście analizy biznesowej.
Na samym początku Rouzbeh postawił pytanie skąd bierze się projekt w organizacji i dlaczego realizujemy projekty. Dalej przeszliśmy do zobrazowania organizacyjnego zarządzania projektami, czyli sformułowania strategii zgodnej z misja i wizją organizacji do zorientowanego zarządzania operacyjnego na wybranych celach.
W kolejnym kroku prelegent przeszedł do omówienia głównych czynników, które statystycznie mają największy wpływ na porażkę projektu, stracone szanse oraz zasoby. Dlatego szczególnie podkreślono jak ważne jest wybranie odpowiedniego dla organizacji projektu, gdzie odpowiedzialność spada właśnie na Project Managera. Tutaj z pomocą przychodzi Business Intelligence. Natomiast analiza biznesowa pomaga w zarzadzaniu projektem i osiąganiu założonych celów w projekcie, m.in. wpływa na przyrost efektywności finansowej, prawdopodobieństwa realizacji założonych celów oraz skuteczności działania organizacji.
Jak już wcześniej wspomnieliśmy, BI wspomaga PM’ów w wybieraniu odpowiedniego projektu, które ma zdecydowanie większe znaczenie niżeli zarządzanie projektem w odpowiedni sposób. BI zostało przedstawione jako zespół narzędzi i technik, które mają m.in. na celu zidentyfikowanie problemów w projekcie oraz pojawiających się szans dla organizacji, zalecanie wykonalnych rozwiązań, wspomaganie PM’a w zarządzaniu, ułatwienie pomyślnego prowadzenia projektu oraz zdefiniowaniu korzyści.
Większa część prezentacji została poświęcona obszarom wiedzy z zakresu Analizy Biznesowej oraz jej istoty w każdym z nich. Podzielone zostały na dwie grupy:
- Przed rozpoczęciem projektu:
- Ocena potrzeb, należy tutaj odpowiedzieć na pytanie „dlaczego?”, tzn. musimy tak naprawdę dobrze poznać podejmowany problem i rozwiązać właściwy problem, ponieważ rozwiązania mogą być o wiele prostsze i tańsze, niż mogłoby się to wydawać na pierwszy rzut oka. Dążymy do dogłębnej analizy problemu. Brak oceny potrzeb, brak odpowiedzi na potrzebę wdrożenia projektu może być jedną z przyczyn jego porażki.
- Po rozpoczęciu projektu:
- „wydobycie” oraz analiza, odwołuje się do pozyskiwania istotnych wymagań danego projektu oraz staranie się by informacje przepływały miedzy interesariuszami w sposób zrozumiały dla zainteresowanych, mówiąc kolokwialnie „jednym językiem”, tj. znana dla wszystkich nomenklaturą.
- Identyfikacja i monitorowanie, tutaj kolejny raz odwołujemy się do komunikacji w kontekście zawarcia wszelkich istotnych wymagań celem zminimalizowania prawdopodobieństwa pominięcia, któregoś z nich i tym samym oddalenia się od celu projektu.
Każdy z obszarów wiedzy został poparty faktami z życia wziętymi oraz w sytuacjach przeprowadzenia kiepskiej analizy w/w obszarów w odniesieniu do podejmowany projektów.
Flagowymi przykładami były:
– projekt zakupu autobusów przez Nelsona Mandele,
– zakup niemieckich, za szerokich pociągów w jednym z francuskich regionów,
– kupno mundurów dla afgańskiego wojska przez armię amerykańską.
Serdecznie dziękujemy i zapraszamy ponownie!
Więcej informacji na temat działalności PMI znajdziecie na stronach www.pmi.org oraz www.pmi.org.pl.
